BETER PLANNEN EN FACTUREREN MET MINDER ADMINISTRATIE

"Digitale werkbon van Acto verdient zichzelf binnen een jaar terug"

Ook in economisch mindere tijden is er voor serviceorganisaties veel winst te behalen. Wolter & Dros Aquatherm in Heerhugowaard heeft dit jaar de mobiele oplossing van Acto voor digitale werkbonnen in gebruik genomen. Alle betrokkenen zijn verrast door de grote kostenbesparingen. “We wisten niet dat de impact zo groot zou zijn.”

door Marcel Uljee


Albert Heijn-tas vol werkbonnen

Elk weekend een dikke Albert Heijn-tas vol werkbonnen mee naar huis: het was enkele jaren geleden eerder regel dan uitzondering voor Erik van Zoelen, tegenwoordig Hoofd Service en Onderhoud bij Wolter & Dros Aquatherm in Heerhugowaard. Het bedrijf had een grote administratieve achterstand opgelopen. “Sommige klanten betaalden hun factuur niet omdat ze zich inmiddels niet meer konden herinneren ooit een monteur op bezoek te hebben gehad.”

Geen papieren bonnen meer

Tegenwoordig hoeven er geen papieren bonnen meer handmatig te worden verwerkt. Sinds deze zomer gaan de servicemonteurs op pad met een robuuste handcomputer met alle werkorders van die dag in digitale vorm. Aan de hand van de geplande bezoeken en uitgevoerde werkzaamheden berekent het apparaat automatisch de reistijd en de gewerkte tijd en stuurt die gegevens naar kantoor. Dat bespaart monteurs zeeën van tijd en het scheelt veel fouten: onvolledige, onleesbare of zoekgeraakte werkbonnen behoren tot het verleden.

Planning beter sturen

Glunderend wijst Van Zoelen naar zijn computerscherm, waarop de dagplanning van alle monteurs zichtbaar is. Verschillende kleuren maken in een oogopslag duidelijk aan welke opdracht een monteur werkt en welke opdrachten gereed zijn. “Dit stelt onze planner op kantoor veel beter in staat om te sturen. Als een monteur eerder klaar is dan verwacht, kan de planner snel een extra opdracht versturen. En als er een spoedklus binnenkomt, ziet de planner meteen wie er beschikbaar is.”



Hogere klanttevredenheid

Daarnaast noemt Van Zoelen een hogere klanttevredenheid als “onbedoeld” effect. Goede informatie en snelle facturering worden op prijs gesteld. Bovendien draagt het apparaat bij aan het imago van het bedrijf: de ‘Gotive’, zoals het merk luidt, mag gezien worden.

Razendsnelle facturering

De Gotive, standaard al van vele gemakken voorzien, kan worden uitgebreid met onder andere een gps-module en een barcodescanner. Wolter & Dros heeft voorlopig alleen voor die laatste uitbreiding gekozen. Dat monteurs hun artikelen kunnen inscannen, scheelt volgens Zoelen tijd “op alle plekken in de organisatie”. De monteur hoeft geen artikelcodes op te schrijven, gebruikte artikelen worden automatisch uit het magazijn geboekt en zonodig bijbesteld. Bovendien verloopt de facturering razendsnel.

Grote impact

“We hadden ons niet gerealiseerd dat de impact zo groot zou zijn”, vertelt Henk Kalma, adviseur Technisch Beheer Wolter & Dros en projectleider van de implementatie van de digitale werkbon. “De oplossing vergt weliswaar een behoorlijke investering, maar die is al binnen een jaar terugverdiend. Sneller factureren scheelt rentekosten. Beter plannen levert meer omzet op. En omdat er minder administratief werk nodig is, kan dat een aanzienlijke besparing in personeelskosten opleveren.” Er is wel een belangrijke voorwaarde, waarschuwt Kalma. “De bedrijfsprocessen moeten gestructureerd en planmatig verlopen. En gebruikers moeten de discipline hebben om alle gegevens goed bij te houden in het onderliggende erp-systeem van Acto.”

Ervaring opdoen

De digitale werkbon is een oplossing van automatiseringsbedrijf Acto, tot stand gekomen in samenwerking met Wolter & Dros Aquatherm en pca Mobile. Willem Verhoef, commercieel directeur van Acto, merkt dat de vraag naar een mobiele oplossing voor werkbonnen groeit vanwege de kostenbesparingen, die van groot zijn in het huidige economische klimaat. “Ik denk dat we aan de vooravond staan van een snelle verdere ontwikkeling op het gebied van mobiel werken. Omdat deze oplossing invloed heeft op de werkmethodes en de bedrijfsprocessen, is het belangrijk dat bedrijven ervaring opdoen. Dat kan in aanvangsfase vaak op kleine schaal. Het management ziet dan snel wat de voordelen voor de eigen organisatie kunnen zijn.”

Topje van de ijsberg

Ook Kalma heeft hoge verwachtingen. “Wat we nu hebben bereikt, is het topje van de ijsberg. Op termijn willen we meer: logistiek management, documentenmanagement, fleetmanagement, facturering ter plekke, integratie van callcenters, een koppeling met systemen van externe partijen ... Ik ben ervan overtuigd dat we met deze oplossing een nog veel groter deel van de ijsberg gaan ontdekken.”

Gebruiksgemak

Servicemonteur Jasper van Zoelen ging als eerste bij Wolter & Dros Aquatherm volledig papierloos te werk. “Zeker bij kleine klussen, zoals storingen, was ik vaak langer aan het schrijven dan aan het werken. Mijn administratie neemt nu veel minder tijd in beslag.” Hij is erg te spreken over het gebruiksgemak. “Niet ingewikkelder dan een papieren werkbon. Er komen hooguit wat functies bij, maar het wijst zich allemaal vanzelf.” Het apparaat kan bovendien tegen een stootje, heeft hij ontdekt. “Ik heb het al een paar keer per ongeluk laten vallen, zelfs een keer in het water, maar hij blijft gewoon werken.”

Klanten zetten graag hun handtekening

Ook klanten zijn enthousiast. “Ze vinden het een geweldig ding en houden het graag even vast om hun digitale handtekening te zetten.”

Meer informatie

Wolter & Dros
Acto Informatisering