SOFTWARE SELECTEREN

Een nieuw, bedrijfsbreed softwarepakket selecteren, dat is beslist geen sinecure. In de afgelopen tien jaar is er nogal wat veranderd in de manier waarop bedrijven zo’n totaalpakket kiezen. Toetsen via een bedrijfscase is niet meer voldoende. Waarom kijken bedrijven er nu heel anders naar? En waar moet u beslist op letten als u een selectietraject in gaat?


Opkomst van geïntegreerde oplossingen

De opkomst van bedrijfsbrede automatisering die álle bedrijfsprocessen ondersteunt, is nog maar een jaar of tien geleden. Sommigen zochten in die tijd alleen nog naar een financieel pakket met facturering, maar steeds meer bedrijven kozen voor een volledig geïntegreerde oplossing. Voor velen was het de eerste keer dat zij een bedrijfsbreed systeem gingen aanschaffen. Een moeilijke keuze, want er waren veel nieuwe aanbieders en de markt was absoluut niet transparant.

Checklists bedrijfsprocessen

Daarom werd de keuze vaak bepaald via lange, functionele checklists. Leveranciers moesten daarop aanvinken of specifieke functies in de software beschikbaar zijn: “Kan het pakket calculeren met stuklijsten? Is de financiële administratie gekoppeld met de projectadministratie?” Veelal stelde men een bedrijfscase op aan de hand van wensen en eisen die men wilde automatiseren. Dan volgden allerlei presentaties en demonstraties van softwareleveranciers. Als daarbij bleek dat een bepaald pakket deze bedrijfscase voldoende kon ondersteunen, was de beslissing al snel genomen.

Er werd echter nog weinig getoetst of de bedrijfscase van de installateur, gebaseerd op de gewenste situatie, eigenlijk wel écht aansloot bij de eigen praktijk en vooral bij de mensen. Vaak kwamen pas tijdens de implementatie pijnlijke verrassingen naar voren, vooral op het gebied van procesaanpassingen. Deze verrassingen resulteerden in extra doorlooptijd en ook extra kosten. Hierdoor ontstond ook een natuurlijke rol tussen installateur en softwareleverancier in de traditionele sfeer van ‘afnemer en leverancier’.

Selectiecriteria

Als u nú op zoek gaat naar een nieuw softwarepakket, dan is een bedrijfscase natuurlijk nog steeds een belangrijke toets bij het selecteren. Maar beoordeel uw softwareleverancier ook op:

• optimalisatie van de bedrijfsprocessen;
• partnerschap;
• ervaring.

We laten deze drie software-selectiecriteria de revue passeren.

1. Optimalisatie van bedrijfsprocessen

In de huidige markt staan uw marges steeds sterker onder druk. Technieken veranderen continu. Projectsturing en projectbewaking zijn steeds belangrijker. Uw bedrijfsprocessen moeten zo transparant en inzichtelijk mogelijk zijn. U zou een beter bedrijfsrendement kunnen bereiken door meer werk (omzetgroei) of door de toegevoegde waarde bij de huidige omzet te verhogen. Meer toegevoegde waarde kan soms zelfs met minder omzet. Toegevoegde waarde verhoog je echter niet zomaar. Informatisering is daarbij een strategisch hulpmiddel. Dat helpt om de pijnplekken aan te wijzen. Het creëert bewustwording bij de verantwoordelijke medewerkers en zorgt voor de juiste focus. Hoe zou uw resultaat zijn geweest als u de vijf meest verliesgevende projecten niet had aangenomen? Vertelt uw systeem u wel welke projecten dat waren?

Beoordeel een softwarepakket daarom niet alleen op het gebruiksgemak. Bekijk vooral of het aangeboden ‘één-druk-op-de-knop-gemak’ wel bruikbare informatie oplevert. ‘Veel gegevens’ is echt wat anders dan ‘informatie’. Het klinkt haast als een cliché, maar laat u niet (af)leiden door de ‘spiegels en kralen’. Software is uiteindelijk een hulpmiddel dat u kan helpen beter te werken. Beoordeel een softwareleverancier daarom op zijn bedrijfskundige ondersteuning, op de mate waarin zijn software bijdraagt aan uw procesoptimalisatie.

2. Partnerschap

Als ondernemer ben je dag in dag uit bezig om je uiterste best te doen om de onderneming te managen. Een grote bulk van operationele zaken behoort dan ook tot het dagelijkse takenpakket. Het gevaar is dan dat strategische trajecten ondersneeuwen in die dagelijkse drukte.

Steeds meer ondernemers beseffen daarom het belang van een sterke informatiseringpartner, liefst een die de rol van ‘sparringpartner’ kan vervullen. Vanuit het bedrijfsproces kan een goede informatiseringpartner ook veel branchespecifieke kennis inbrengen. Deze kennis heeft hij opgedaan bij implementaties en begeleidingsprojecten bij collega-bedrijven. Hierdoor leert u dus als installatiebedrijven van elkaar.

Zoek dus een softwarepartner die u als ondernemer helpt met strategische methodieken die in de praktijk bewezen zijn. Een goede informatiseringpartner kan u helpen uw visie waar te maken en te vertalen naar concrete successen. Start samen in stappen kleine verbeterprojecten op en bewaak die. Werk naar een groeipad toe. Een goede partner stuurt niet alleen op verzoek bij, maar stelt zich actief op en neemt zelf een voortrekkersrol bij het bewaken van de afgesproken projecten. Dit is dan ook wat steeds meer bedrijven verwachten van een informatiseringpartner. Zoals al eerder gezegd: het gaat niet om het leveren van software. Software betekent alleen iets als het een bijdrage kan leveren aan uw toegevoegde waarde. Kies dus voor een ‘partner’.

3. Ervaring

Een belangrijk toetsingscriterium is zeker ook de ervaring die de informatiseringpartner heeft. Ervaring betekent meer dan alleen een mooie referentielijst.

Belangrijker nog is een jarenlange relatie met de huidige klanten. De continuïteit van die relatie onderstreept de tevredenheid en betrouwbaarheid ervan. Onderdeel van het selectieproces is dan ook vaak een zeer pragmatisch referentiebezoek, waarbij je gezamenlijk met de referent ‘aan de knoppen’ gaat zitten.

Transparanter

Software-selectietrajecten zijn dus veranderd. Niet in de laatste plaats omdat gebruikers meer ervaring met software hebben. Ze zijn daardoor mondiger geworden in het verwoorden van hun wensen en eisen. Een ontwikkeling als internet speelt daarbij ook een belangrijke rol: je vindt tegenwoordig veel makkelijker informatie. Verder is de markt van softwareaanbieders veel volwassener geworden. Dit zorgt ervoor dat informatie transparanter wordt.

Nieuwe generatie managers

Informatisering heeft zich echter vooral ontwikkeld als een sturend bedrijfsmiddel in plaats van een administratieve last. Software is een pragmatisch hulpmiddel geworden dat geaccepteerd is op elke werkplek. Medewerkers groeien immers steeds meer op met de nieuwe informatietechnologie. Dat leidt ook tot een nieuwe generatie van lijnverantwoordelijke managers die gemakkelijker ‘over die techniek heen kunnen kijken’. Zij selecteren geen software meer, zij beslissen over het verbeteren van de bedrijfsprocessen.